레드마인을 활용한 프로젝트 관리를 생각힐때 고민

 이번 블로그에서는 레드마인(Redmine) 의 순수 오픈소스 버전으로 프로젝트 관리하는 방법에 대해 포스팅 하려고 합니다. 레드마인은 일감으로 버그를 추적하는로 유명한데요, 메일링, 간트차트 등 편리한 기능이 많기 때문에 SW 관련한 내용 뿐만 아니라 회사의 일반 업무를 관리하고 팀간 정보를 공유하는 프로젝트 관리 도구로도 널리 활용되고 있습니다.

프로젝트 관리의 세부 내용을 소개하기에 앞서 개략적인 순서를 나열해 보자면 다음과 같습니다.

• 프로젝트 생성
• 구성원 등록
• 마일스톤 생성
• 뉴스를 통한 계획 공유
• 일감 생성
• 문서나 파일, 기타 산출물 등록

레드마인으로 프로젝트를 관리하실때 빠지기 쉬운 함정이 있습니다:

ㅁ프로젝트 구성은 단순하게, 필요한 프로젝트만

• 프로젝트 하위에 프로젝트 하위에 ... 복잡한 프로젝트 구성은 No!
• 프로젝트 찾는데 시간을 허비할 수 있다.

ㅁ레드마인 일감 흐름에 우리 구성원 업무흐름을 맞추자

• 회사의 업무프로세스를 레드마인으로 적용하는 과정에서 일감의 업무흐름을 권한에 따라 제한하지 말자. 불편하다는 사람들의 원성을 듣고싶지 않다면...

ㅁ간트차트는 참고용으로만

• 기능이 많지 않은 간트차트에 너무 연연하지 말자.
• 일정지연(붉은색)표기된 사항들에 대해서는 일감의 상세내역 파악으로 지연된 원인을 해소하고자 노력하자.

ㅁ연간/월간계획은 큰 계획 위주로

• 프로젝트 초반에 WBS 등을 운운하면서 연간/월간 계획등을 너무 많은 일감으로 구성하지 말자. 
• 연간 계획은 일반적으로 20개 미만의 큰 일정만 일감을 등록하는 것이 좋다. 
• 세부적인 일감은 월간/주간단위로 회의를 거치면서 하위일감으로 추가하자.
• 하위일감 담당자는 할당받은 일감을 항상 참고하고, 발생하는 이슈들은 새 일감으로 추가하거나 반드시 Comment를 남긴다.

ㅁ일감은 초등학생이 이해할수 있게 쓰자

• 업무를 잘 수행했느냐는 얼마나 일감의 갯수를 많이 처리했느냐가 아니고 업무처리 과정이 적절해야 함을 명심하자. (가장 중요!!)
• 일감은 타인(또는 팀장일 수도 있고 기술진과 관계없는 영업일 수 있다.)이 읽었을 때 진행된 업무내역 파악에 어려움이 없어야 한다

 제 경험상 위에 있는 사항들만 잘 지켜져도 프로젝트 구성원은 레드마인 적용에 크게 어려움이 없을것이고, 위에 있는 사항중에 꼭 변경하고자 하는 내용은 구성원들이 충분히 숙달된 다음에 반영해도 늦지 않을 것입니다.

레드마인이 프로젝트 관리에 잘 적용되었다/그렇지 않다는 아래와 같은 사례로서 짐작할 수 있겠습니다.

레드마인 숙달이 잘 된 경우 일어나는 일들:

• 프로젝트의 주요 이벤트가 구성원에게 잘 전파되어 그런 얘길 처음 듣는다는 직원이 줄어든다.
• 다른 직원에게 업무를 요청해야 하는 경우 간략한 설명을 전화로 하고, 상세 내용은 레드마인을 통해 전달하는 장면을 자주 목격한다.
• 문서의 공유가 레드마인을 통해 이루어 지고 공유된다.
• 일감의 내용에서 정성 정성 정성... 정성스러움이 한눈에 보기에도 드러난다.
• 일감들의 해결 현황이 그래프를 통해 확인 가능하다.
• 주간/월간회의때 레드마인을 크게 띄우고 회의한다.

반대로 숙달이 잘 되지 않은 경우 일어나는 일들:

• 일감이 닫히지 않은 상태로 방치되어 있다. 예를들면 생성날짜가 3개월전인데 이렇다할 Comment하나 없다.
• 프로젝트 내 전체공유 알림을 날려도 그런 얘길 전달받은 적이 없다는 사람이 열에 다섯 이상 된다.
• 문서 공유가 되지 않아 보통 메일로 전달받는다.
• 일감이 한줄로 띡...  도저히 업무내용을 알수 없다.
• 알감 해결현황 트랜드 그래프가 줄어들지 않는다.
• 주간/월간회의때 엑셀/워드로 공유하고 있다.

 프로젝트 관리도구는 함께하는 구성원이 모두 활용할때 빛을 발하지만, 일부 구성원이 불편하다, 기능이 너무 많다 등의 변명을 늘어놓을 때는 오히려 독이되기 쉽습니다. 5명 미만의 소 그룹에서는 프로젝트 관리에 레드마인 도입을 더 신중히 생각해 보셔야 겠는데요. 5명 이상 넘어가는 그룹에서 구성원간에 커뮤니케이션이 동반되어야 하는 프로젝트라면 그 중요성을 더 크게 느낄 수 있을 거라 생각합니다^^